Logistique pharmaceutique : 5 bonnes pratiques pour une chaîne ultra-sécurisée

Certains domaines nécessitent des conditions logistiques particulières afin de répondre à des besoins de conservation des produits ou encore de fragilité. Néanmoins, la logistique pharmaceutique entre sécurité, traçabilité et réglementation, est particulièrement exigeante tant en termes d’enjeux (santé des utilisateurs, risques bactériologiques, impacts financiers importants lors de pertes…) que des moyens mis en œuvre.

Bonne pratique n°1 – Maîtriser la chaîne du froid et les conditions de stockage

Avec l’évolution de l’utilisation des biotechnologies et d’autres produits sensibles, la maîtrise de la chaîne du froid est devenue une nécessité de la logistique pharmaceutique :

Contrôle permanent de la température et de l’hygrométrie

Si certains produits pharmaceutiques peuvent être transportés dans des emballages passifs, d’autres nécessitent un packaging actif. Dans tous les cas, la conformité et l’intégrité des marchandises doivent pouvoir être contrôlées à tout moment par :

• Des capteurs et des systèmes d’enregistrement comme des data loggers ou des sondes connectées suivant de bout en bout la température, l’hygrométrie entourant les produits issus des laboratoires pharmaceutiques,
• La mise en place d’alarmes en temps réel en cas d’écart de température lors du stockage ou du transport des produits.

Respect des normes et réglementations

Parmi les normes de la logistique pharmaceutique, vous devrez étudier attentivement :

• Les Bonnes Pratiques de Distribution (BPD) et les Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF) obligatoires pour tous les pays membres de l’UE. Elles régissent la distribution en gros de médicaments à usage humain, notamment au niveau des laboratoires pharmaceutiques, mais aussi à l’ensemble des membres de la supply chain, dont les pratiques de distribution et le conditionnement des produits. Néanmoins, l’application de la BPD et de la BPF est propre à chaque pays, qui peut décider d’aller au-delà du respect des normes, comme l’Allemagne ou l’Autriche,
• Les référentiels internationaux comme le GDP, (Good Distribution Practices) et le WHO guidelines reprenant les exigences fondamentales couvrant les principaux aspects de la logistique pharmaceutique.

Afin de disposer d’un maximum de cartes en main pour assurer une logistique conforme aux normes en vigueur et assurer à vos clients un service de qualité, n’hésitez pas à leur demander de la documentation sur les produits pharmaceutiques concernés en parallèle d’une veille réglementaire.

Enfin, comme prévu dans le GDP, effectuez des audits réguliers pour prouver la conformité de vos processus et de vos installations tout en repérant d’éventuels dysfonctionnements.

Bonne pratique n°2 – Optimiser la traçabilité et le suivi des lots

L’une des problématiques de la logistique pharmaceutique concerne la sécurité. Afin de limiter au maximum les vols ou le remplacement de marchandises par des produits non-conformes, voici nos solutions :

Étiquetage et identification systématiques

Si la majorité des médicaments doit porter depuis le 9 février 2019 un code unique sous forme de code DataMatrix 2D permettant : de vérifier l’authenticité des médicaments, d’assurer leur traçabilité tout au long de la chaîne de distribution des produits, de lutter contre la contrefaçon, vous devrez renforcer la traçabilité des lots en :

• Utilisant des codes-barres ou QR codes pour suivre chaque unité,
• Optant pour des solutions de gestion d’entrepôt (WMS) permettant un tracking automatisé.

Au-delà d’une gestion de stocks optimisée, vous obtiendrez des informations en temps réel sur la manipulation des produits pharmaceutiques.

Outils digitaux et intégration des données

Les nouvelles solutions technologiques offrent des outils particulièrement adaptés aux besoins de la logistique pharmaceutique avec :

• Des plateformes collaboratives ou EDI (Échange de Données Informatisées) pour partager les informations avec tous les acteurs. Fournisseurs, transporteurs, pharmacies disposent ainsi d’informations de bout en bout autant essentielles pour une gestion efficace, éviter les ruptures de stocks, améliorer les pratiques de distribution des produits ou, tout simplement, informer le client final de l’état d’acheminement de sa commande,
• Une traçabilité en temps réel permettant de réduire les erreurs et d’accélérer les rappels si nécessaire. En effet, même avec toutes les conditions réunies, vous n’êtes pas à l’abri de produits pharmaceutiques défectueux ou d’une manipulation des produits malheureuse entraînant une perte. Une traçabilité en temps réel vous permettra une optimisation des flux, le développement de nouvelles pratiques logistiques et une gestion des retours optimale.

Bonne pratique n°3 – Mettre en place un plan de transport sécurisé

Au-delà du stockage et de la traçabilité, la partie transport de produits doit également répondre à des normes strictes :

Choix des partenaires de transport spécialisés

Tous les transporteurs ne sont pas habilités au transport de produits pharmaceutiques. En effet, ces derniers devront être dépositaires du statut “entrepôt dépositaire pharmaceutique” afin de pouvoir être intégrés à la supply chain du domaine pharmaceutique. Cette attribution sous-entend la mise en place de conditions de transport particulières adaptées aux produits des laboratoires pharmaceutiques, notamment en termes de manipulations de conditionnement de produits (véhicules réfrigérés, conditions de stockage avec consignes d’hygiène renforcées…).

Même lorsque vous trouvez la perle rare, une veille du bon respect des procédures internes s’impose, notamment à l’occasion d’audits réguliers. En effet, un simple défaut d’hygiène, d’entretien du matériel ou de tracking peut mettre à mal l’ensemble de la chaîne logistique. Votre vigilance sera tout autant bénéfique à votre client, assuré d’une qualité de suivi de votre part, qu’à votre transporteur, tenu également de fournir un service d’excellence.

Sécurisation des chargements

Une fois votre marchandise chargée, assurez-vous que cette dernière est parfaitement sécurisée afin de limiter les risques de vol. Pour cela, optez pour l’utilisation de scellés inviolables (métalliques, plastiques ou numériques) afin de constater immédiatement une ouverture non prévue d’une palette ou d’un carton.

Sécurisez les portes de votre camion, entrepôt ou encore conteneur avec des fermetures sécurisées : plombs numérotés, cadenas scellés, serrures électroniques connectées…
Enfin, optez pour des outils technologiques afin de détecter en temps réel la moindre anomalie : suivi GPS afin de constater le moindre changement d’itinéraire, IoT pour détecter une ouverture non autorisée de produits…

Certains produits pharmaceutiques nécessitent un transport extrêmement rapide afin de garantir une conservation des produits optimale. Le planning de tournées devra être optimisé pour limiter les ruptures de chaîne du froid, notamment à l’aide d’un TMS (Transport Management System). Vous optimisez ainsi le transport de vos produits et gagnez en rentabilité.

Bonne pratique n°4 – Renforcer la sécurité des entrepôts et zones de stockage

Comme évoqué plus haut, l’entreprise assurant le stockage de produits pharmaceutiques doit être dépositaire du statut “entrepôt dépositaire pharmaceutique”, ce qui comprend :

Contrôles d’accès et surveillance

Au vu de la sensibilité des produits concernés dans le cadre de la logistique pharmaceutique, il va sans dire que leur accès doit être strictement limité aux personnes assurant leur conditionnement, la gestion des stocks et leur distribution.

Différents systèmes d’authentification utilisant des badges ou encore la biométrie vous permettront de limiter les risques de vol ou de contamination en réduisant au strict minimum l’accès au site et en identifiant clairement les personnes.

Néanmoins, les voleurs peuvent redoubler d’ingéniosité. N’hésitez pas à sécuriser les abords de vos entrepôts avec un système de vidéosurveillance ainsi que des rondes de sécurité régulières.

Gestion des risques et protocoles d’urgence

Vous devrez également prendre en compte la gestion des risques de votre site ainsi que les protocoles d’urgence à appliquer en :

• Élaborant un plan de continuité d’activité (PCA) en cas de panne, d’incident ou de crise sanitaire : continuité de la chaîne du froid pour les médicaments thermosensibles, transfert d’activité vers un autre site en cas d’incident majeur, mise à disposition de stocks tampons pour éviter les ruptures de stock…
• Formant du personnel aux règles de sûreté et aux procédures de quarantaine produit.

Bonne pratique n°5 – Gérer efficacement les retours et la destruction des produits

Malgré toutes ces précautions, il se peut que certains produits vous soient retournés par vos clients. Là aussi, votre logistique inversée doit être au point :

Logistique inversée et traçabilité des retours

Une gestion efficace des retours passe par la centralisation. Hors de question de détruire ou de laisser les lots concernés dans la nature, ces derniers doivent revenir dans vos entrepôts afin d’être identifiés avant mise en quarantaine. En fonction des procédures adéquates, ces derniers pourront être réintégrés ou détruits.

Procédures de destruction conformes

Là aussi, des normes strictes encadrent la destruction des produits pharmaceutiques afin de ne pas causer de nuisances environnementales, ou être potentiellement utilisés faute d’une élimination adéquate. N’hésitez pas à vous référer au cadre réglementaire afin de mettre en œuvre les moyens adéquats ou de faire appel à une entreprise spécialisée dans ce domaine.

Même lors de leur élimination finale, les lots concernés font l’objet d’une traçabilité afin d’éviter toute dérive. Veillez à ce que toute la documentation nécessaire soit bel et bien remplie pour vous assurer de la destruction effective des lots et pouvoir en rendre compte en cas de contrôle.

Vous l’aurez compris, la logistique pharmaceutique nécessite une vigilance particulièrement accrue tant au niveau des conditions de stockage qu’en termes de traçabilité, de transport, de sécurité ou d’élimination.

Seule une conformité exemplaire de votre entreprise et de vos partenaires logistiques, une traçabilité de bout en bout des produits ainsi qu’une formation continue des équipes à la bonne manipulation des produits, aux conditions de stockage appropriées et aux pratiques de distribution spécifiques aux marchandises issues des laboratoires pharmaceutiques vous garantiront un respect des normes, la sécurité de l’ensemble des intervenants et la satisfaction de vos clients.

Fort d’une expérience auprès de grands noms du domaine pharmaceutique, XP LOG vous accompagne dans l’ensemble de vos démarches dans la mise en place de solutions logistiques pharmaceutiques. Des solutions de livraison adaptées, au stockage en passant par un accompagnement complet pour adapter votre supply chain au marché pharmaceutique, nos équipes XP LOG se tiennent à vos côtés pour vous conseiller et mettre technologie, expérience et force d’un leader de la logistique entre vos mains.