Logiciel TMS : définition + avantages [Guide complet]

Les chaînes logistiques modernes se distinguent par leur complexité et, bien souvent, par leur recours à des moyens de transport multiples. Dans ces conditions, le suivi manuel de l’ensemble des flux peut s’avérer un défi insurmontable, même pour une entreprise experte en logistique. Des progiciels de nouvelle génération apportent aujourd’hui un soutien permanent aux professionnels du transport pour l’optimisation de leurs flux logistiques.

L’implémentation d’un logiciel TMS est désormais recommandée pour l’optimisation de vos expéditions et chaînes logistiques. De quoi s’agit-il ? Voici l’essentiel à retenir pour bien choisir votre solution logistique numérisée avec XP LOG.

Qu’est-ce qu’un logiciel TMS ?

Un logiciel TMS (Transportation Management System) est un système de gestion de transport permettant aux entreprises de planifier, exécuter et suivre efficacement le mouvement des marchandises, des matières premières ou des produits finis tout au long de leur chaîne logistique.

Il offre une visibilité à 360 degrés de l’ensemble des flux logistiques d’une entreprise ou d’un opérateur. À ce titre, il s’agit d’un outil précieux, à la fois pour optimiser les délais de livraison et les coûts d’acheminement.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel TMS ?

Les principales fonctionnalités d’un logiciel TMS sont bien sûr modulables et varient en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. L’outil assure en règle générale quelques tâches de base :

• La planification de l’expédition de chaque marchandise s’adapte en fonction des commandes clients, des disponibilités des transporteurs et des capacités des entrepôts.
  
  
• L’optimisation des itinéraires permet à l’entreprise de trouver le trajet le plus court et le plus efficace pour les livraisons, permettant à la fois de minimiser les coûts et de réduire les temps de transit.
  
  
• La consolidation consiste à regrouper plusieurs expéditions en un seul envoi, pour réduire les coûts de transport et améliorer l’efficacité.
  
  
• Le module de gestion des transporteurs offre une vue panoramique sur les relations contractuelles entre l’entreprise utilisatrice et chaque transporteur. Il facilite la négociation des tarifs et le suivi de performance.
  
  
• Le suivi des expéditions fournit à l’entreprise le statut de ses envois en cours, mis à jour quasiment en temps réel.
  
  
• Le suivi des coûts de transport est un précieux outil d’optimisation pour gagner en rentabilité. Il permet aussi de facturer les clients ou encore de gérer les charges par type de marchandises.

Quels sont les différents types de logiciels TMS ?

TMS chargeur / affréteur

Un TMS chargeur est un logiciel utilisé par les entreprises expédiant leurs propres produits. Ce type de TMS est conçu pour aider les utilisateurs à planifier, organiser et exécuter leurs expéditions, mais aussi à suivre et gérer les coûts de transport.

Les TMS chargeurs peuvent être utilisés pour superviser à la fois les expéditions internes et externes. Il s’agit d’un outil idéal pour les professionnels de l’import-export souhaitant assurer eux-mêmes la supervision de leurs flux logistiques entrants et sortants.

TMS prestataire / transporteur

Un TMS prestataire est un logiciel utilisé par les prestataires de services logistiques comme :

• Les transporteurs ;
• Les transitaires ;
• Les courtiers en transport ;
• Les gestionnaires de flotte.

Ce type de TMS est d’abord conçu pour aider ces différents prestataires à planifier, organiser et exécuter les expéditions de leurs clients. Les TMS prestataires peuvent être utilisés pour superviser les expéditions de fret aérien, fret maritime, fret ferroviaire, ou transport routier dans une logique de transport multimodal complète.

Les TMS chargeurs sont donc privilégiés par les entreprises pour gérer leurs propres opérations, tandis que les TMS prestataires appuient l’activité des experts en logistique pour superviser en temps réel les opérations de leurs clients.

Quels sont les avantages d'un logiciel TMS ?

L’utilisation d’un logiciel TMS est associée à de nombreux avantages pour les entreprises équipées :

• En optimisant les itinéraires, en consolidant les expéditions et en négociant des tarifs avantageux, un logiciel TMS peut aider les entreprises à réduire les coûts de transport. Cette rationalisation des coûts peut être la source d’un gain de compétitivité par rapport aux entreprises concurrentes, et contribuer à conquérir des parts de marché.
  
  
• L’outil est en mesure de fournir une vue d’ensemble de la chaîne logistique, permettant aux entreprises de suivre les expéditions en temps réel, de gérer les stocks, mais aussi d’assurer un niveau de service contractuel pour chaque client.
  
  
• Grâce à une meilleure visibilité et à une planification plus précise des expéditions, les entreprises peuvent répondre plus vite aux besoins, avec à la clé une bonification de la satisfaction client.
  
  
• En automatisant les processus logistiques, les entreprises réduisent le temps nécessaire pour planifier et exécuter les expéditions, d’où une amélioration de leur efficacité opérationnelle.
  
  
• L’installation d’un TMS à jour apporte des garanties fortes en matière de conformité réglementaire. L’outil limite aussi le risque de pénalités financières en cas d’erreur de suivi. Il permet notamment de suivre le statut de chaque marchandise en matière de formalités douanières.

Comment choisir le meilleur logiciel TMS selon vos besoins ?

Le choix d’un logiciel TMS est un processus assez complexe. Il suppose de suivre certaines étapes clés :

• Avant de choisir un logiciel TMS, il est important de déterminer vos besoins spécifiques en matière de logistique. Cela peut inclure des fonctionnalités telles que la planification d’itinéraires, la gestion des stocks, la conformité réglementaire ou l’optimisation des coûts.
  
  
• Après avoir évalué vos besoins, identifiez les fonctionnalités requises dans le logiciel TMS et procédez à la rédaction d’un cahier des charges.
  
  
• Procédez à une première sélection de solutions pouvant répondre à vos contraintes métier, en vous aidant au besoin d’un cabinet de conseil spécialisé.
  
  
• Évaluez le coût de la solution, à l’achat puis en période d’utilisation. Assurez-vous de comprendre les charges associées à l’utilisation du logiciel, comme les frais de licence, les frais de mise en service, les frais de maintenance et les coûts supplémentaires.
  
  
• Les avis des utilisateurs peuvent vous donner une idée de l’expérience utilisateur et des performances du logiciel TMS. Recherchez des avis d’utilisateurs en ligne ou demandez des références à d’autres entreprises.
  
  
• Le cas échéant, vérifiez enfin l’inter-compatibilité du TMS avec les autres systèmes utilisés au sein de votre infrastructure IT, et notamment votre logiciel ERP.

Conclusion

Les logiciels TMS ont acquis en quelques années une place incontournable dans l’environnement métier des logisticiens, mais aussi des entreprises exportatrices et importatrices. Le choix de l’outil réellement adapté à vos besoins dépend de nombreux facteurs.

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